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ルールを守らないのはなぜか？

　何か問題が起こった時に、”ルール（手順）を守ってない”ことが原因になっていることがよくあります。そして、それに対して、本人に注意し、その上で、問題の改善策を”チェック回数を増やす”にするとして、ダブルチェックがトリプルチェックにと、単に確認作業の回数を増やすことが多いのではないでしょうか？
　しかし、”なぜルールを守らないのでしょか？”というより、”ルールが守れない”でしょうか？チェックを増やしても、無意識に「他の人が見つけるだろう」など一回一回のチェックの重みが小さくなり、品質よりコストが大きくなります。
　まずは、問題が起こらないよう、その原因を無くすことが重要です。
　そのルールを守らない原因の確認は、以下の手順で行うことが最適です。

Step 1 : ルールが文書化されているか？
　口伝えでは、「言った言わないかった。」などの言い争いになります。また、人によって説明の仕方が異なったり、聞き手の受け取り方によって理解が異なります。さらに、伝言ゲームのようになった場合、初めの決めごとがいつか変わっていることがあります。
　まずは、ルールを文書化して、間違って伝わることを無くしましょう。

Step 2 : ルールが解りやすくなっているか？
　ルールを文書化しても、見た人が理解でないようでは意味がありません。新入社員が見ても解るよう、ナレッジ（業務知識やノウハウ）を共有できるようにしましょう。また、文字ばかりでは、うんざりして見なくなります。ポスターなど掲示物は、イラスト加えるなど、パッと見て解りやすい物が良いです。

Step 3 : 文書化されたルールが実体と合っているか？
　ルールを守ることが第一ですが、文書化されたルールは時として古くアップデートされていないことがあります。実際に作業する上で守れないルールは意味がありません。その場合は、実行できるルールに文書を改訂することが重要です。また、日頃から改善活動を行うことが、企業の発展につながります。それに伴ってルールも絶えず変わるので、手順書等も絶えず改訂することが大切です

Step 4 : ルールの定着のための教育を行っているか？
　ルールを決めたら、文書化と同時に、教育訓練が必要です。特に、ルールが定着するよう解りやすく繰り返しの説明が大切です。人の理解はそれぞれです。個々の理解度に応じて、根気よく説明することが必要です。

Step 5 : 管理者がルール通りに作業していることを管理・フォローしているか？
　教育と表裏一体ですが、管理者が絶えず、Step1〜4 を絶えず意識しなから、管理・フォローすることが大切です。「説明したのにやっていない」は、管理者が管理していないことを意味しています。

　管理者のあるべき姿を見据えて、問題を部下のせいにせず、まずは自分を行動を見直すように心がけましょう。その上で、管理者は、作業者がルール通り作業を行っているかを確認を行いましょう。ルールが守れていない場合は、Step 1〜4 のどこに課題があるかを確認し、対処しましょう。