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「利用する予定のないもの」は捨てる！

　５S活動（整理・整頓・清掃・清潔・躾）、食品衛生７S活動（整理・整頓・清掃・洗浄・殺菌・躾・清潔）とも初めに出てくるのは、整理です。
　整理とは、「必要なもの」と「必要でないもの」を区別して、「必要でないもの」を撤去（捨てる）ことです。しかし、いつまでも捨てられず、これらの捨てられないものが、”スペースを占領される（賃貸オフィスではこれらの保管にお金がかかる）”や”作業の邪魔”などに繋がっています。

　アメリカのNational Record Management Council（通称：NAREMCO, ナレムコ)によると、作成・収集された文書のうち、半年後も利用される文書が１０％、1年後には１％の文書しか利用されないとの報告を行っています。すなわち、1％の利用される可能性がある文書のために利用されない文書を99％保管していることが多くの会社に見られます。

　また、アメリカ連邦政府の“保管文書”の実態調査によると、文書の「50％が廃棄対象文書、30％が文書庫(外部書庫)で管理するべき保存対象文書、そして残り20％がオフィスで管理すべき保管対象文書である」という調査結果を出しています。大切に保管している文書のうち半分は捨てるても良い文書ということになります。これらの文書のためにロッカーやスペースを確保することにより、多くのコストを要しています。

　さらに、ウォール・ストリート・ジャーナルによると、ビジネスマンが1年間に“書類などを探すため”に６週間もの時間を費やしているとの報告もされています。

　ある会社では、2年間使用しなかった書類やサーバーのファイルを廃棄・削除するようです。1％の必要な文書/データを失うことでの業務上の不便はあると思いますが、99％の無駄な文書が経営に悪影響を及ぼす可能性がないとも言えません。

　文書の整理・整頓を徹底することで、無駄な人件費や経費を削減できるます。今一度、全社あげての整理・整頓を行っては如何でしょうか？特に、「いつか使うかも？」ではなく、「利用する予定のないものは捨てる！」を徹底する必要があります。